Электронный документооборот

Рис.1. Раздел «Документы»

Раздел «Документы»

Рис.2. «Дерево документов»

«Дерево документов»

Рис.3. Новый документ создается в карточке раздела «Документы»

Новый документ создается в карточке раздела «Документы»

Рис.4. Внутренняя переписка в карточке раздела «Документы»

Внутренняя переписка в карточке раздела «Документы»

Рис.5. Список состояний документа

Список состояний документа

Рис.6. Типы документов

Типы документов

Рис.7. Тип документа «Протокольное поручение»

Тип документа «Протокольное поручение»

Рис.8. Раздел «Исполнители»

Раздел «Исполнители»

Рис.9. Раздел «Электронные документы»

Раздел «Электронные документы»

Рис.10. История изменения документа

История изменения документа

Время освоения электронного документооборота закончилось. Настало время его активного внедрения во все сферы бизнеса. Сегодня ЭДО - один из главных пунктов комплексной автоматизации вашей компании. Электронный документооборот системы AtlanERP – это  программное обеспечение, разработанное с учетом всех тонкостей вашего бизнеса. Система позволяет полностью автоматизировать работу с документами и повысить качество и оперативность работы сотрудников.

Через ЭДО проходит целый комплекс документов: внутренняя и внешняя переписка компании, производственная документация. Система документирует все этапы работы вашей компании. Внедрив в свой бизнес ЭДО AtlanERP, вы получите целый ряд преимуществ: 

  1. Комплексную автоматизацию всего оборота документов
  2.  Система позволяет контролировать работу с каждым документом на всех этапах.
  3.  Через внутреннюю систему переписки вы сможете  вносить свои поправки и комментарии в процессе работы.
  4.  На основе обрабатываемых данных программа предоставляет разноплановую систему отчетов. 

Основной раздел системы «Документы».  В нем отражается внутренний и внешний документооборот организации, переписка внутри компании.  Этапы работы автоматически обозначаются цветовой гаммой.Красный - работа требует немедленного реагирования или просрочена, зеленый – работа завершена успешно, синий – в работе.  Список документов в разделе сортируется по категориям: «все», «просроченные», «исходящие», «входящие», «по дому», «по квартире», «на контроле». (Рис.1)

Движение одного документа в программе связано с другими родственными документами при  помощи «дерева документов»  и раздела «связи с документами». «Дерево документов» – поэтапное отражение истории работы компании по каждому объекту. (Рис.2)

В карточку заносятся основные реквизиты  документа: номер, дата регистрации, ответственный сотрудник.(Рис.3) В карточке существует встроенный чат (внутренняя система переписки), через него  руководство может давать распоряжения своим сотрудникам в режиме online. (Рис.4)

Этапы и качество работы с документом определяют его состояние: «подписано», «на рассмотрении директора», «передан к исполнителю», «принято к исполнению», «выполнено», «на доработку» (Рис.5)

Все документы в системе делятся на типы: счет-фактура, внутренняя документация, внутреннее поручение, письмо входящее, письмо исходящее, протокольное поручение, заявление входящее, счет на оплату (Рис.6). Для каждого документа характерно свое поле реквизитов.

Тип документа

Поле реквизитов

Внутренняя документация, внутреннее поручение.

Выбирается ответственный сотрудник из списка пользователей программы и формируется задача по нему.

Письмо входящее

Письмо делится на два вида: от физического лица или от юридического лица. Каждому виду соответствует свое поле. В поле для юридического лица указывается название компании и адрес, а также контактное лицо. Для физического лица: дом, улица, номер квартиры, ФИО человека сделавшего  заявку. Поле связано с разделами «заявки с адреса» и «акт осмотра».  Так работа с документом происходит  в комплексе с поступившими заявками и с составленным актом осмотра.

Письмо исходящее

Письмо исходящее делится на два вида: от юридического лица и от физического лица. Каждому виду соответствует свое поле. В поле для юридического лица указывается название организации, в которую будет направлен документ   и данные контактного лица. В поле для физических лиц: улица, дом, квартира, имя и фамилия получателя.

Протокольное поручение

В поле протокольного поручения назначается исполнитель из списка пользователей программы. Ему формируется поручение кнопкой «создать поручение». (Рис.7)

Заявление исходящее.

В поле реквизитов заносится улица, дом, квартира, заявитель и его контактные данные. Работа  с документом происходит в комплексе с поступившей заявкой и составленным актом осмотра на него.

Счет на оплату

Из списка пользователей программы назначается ответственный сотрудник и формируется поручение по нему

В карточке существует меню. Меню представлено «реквизитами» и «связями». В реквизитах следующие разделы: «исполнители», «электронный документ», «текст», «заявки» « заявки с адреса». В разделе «исполнители» назначаются сотрудники ответственные за документ. «Ответственные» выбираются из списка сотрудников занесенных в систему (из пользователей)(Рис.8).

Через раздел «электронный документ» с нажатием кнопки  «сканирование» в систему  заносятся оригиналы документов. (Рис.9)

Меню отражает связи карточки с другими разделами: «связанные документы», «история изменения документа». Все ваши действия с документом заносятся в историю изменения документа. (Рис.10)

Не одна современная компания не сможет существовать без электронного документооборота, разработанного с учетом её специфики. Система документирует все этапы работы компании. Все документы разделены на категории: состояние документов, типы документов, документы для юридических и физических лиц. Все документы связаны друг с другом через раздел «связи документов» и занесение документа-инициатора в карточку документа. История  и этапы работы документом в деталях фиксируется  в «дереве документов» и в «истории изменения документов». Успех Вашего бизнеса - единое информационное пространство оборота всех документов на всех этапах работы.