Автоматизированная диспетчерская служба ЖКХ

Будущее современных компаний сферы ЖКХ – эта качественная и оперативная работа с клиентами. Компания Atlan-IT разработала специализированный удобный сервис для автоматизации диспетчерской службы ЖКХ

2013-07-18_153654.jpg

Отношения с клиентом начинается с диспетчерской службы. Качество её работы в глазах клиента – это качество работы всей компании. Программа «Автоматизированная диспетчерская служба» – это комплексная автоматизация работы диспетчерской службы компании ЖКХ.

Сегодня, «АДС» системы A-ERP:
• Единая электронная база заявок позволит диспетчерам отказаться от ведения бумажных журналов
• Автоматизация типовых действий диспетчера
• Автоматическое определение адреса заявителя
• Контроль задолженности заявителя
• Отображения истории обращений заявителя
Регистрация входящих и исходящих вызовов, запись телефонных переговоров с помощью системы SP-record
• Контроль этапов работы с заявкой.
• Автоматическая генерация отчетов по заданным параметрам.
• Система оповещения клиентов и исполнителей при помощи SMS-сообщений

Какие преимущества даст внедрение автоматизированной диспетчерской службы

• Прозрачность работы диспетчерских служб компании
• Качество и оперативность обработки заявки клиентов
• Анализ качества работы диспетчеров
• Формирование правильной корпоративной политики работы с клиентами


Внедрение продукта в ваш бизнес-процесс включает в себя:

• установка и настройка системы
• заполнение справочников (улицы, дома, квартиры, телефоны, сотрудники и т.д.)
• обучение сотрудников
• подгонка шаблонов печатных документов под организацию


Продукт интегрирован с системой sp-record


SP –record – система записи телефонных переговоров диспетчерских служб и фиксации вызовов:

• Предупреждение записи (голосом или сигналом по ГОСТу )
• Определение телефонного номера и региона
• Поддерживает как городские, так и сотовые линии (сотовая линия + 4000 за адаптер)

Программно-аппаратный модуль SP-record отправляется Вам курьерской службой после предварительной оплаты. Установка и настройка модуля происходит удаленно под руководством нашего специалиста. Модуль поддерживает от 1 до 4 входящих номеров (в зависимости от модели

Высокое качество работы с клиентами – отличная репутация Вашей управляющей компании

Цена:

2013-07-22_143413.jpg


Принцип работы диспетчерской службы

Модуль «Автоматизация диспетчерской службы» (далее АДС) системы Atlan-CRM разработан для оптимизации рабочего процесса диспетчера управляющей компании в сфере жилищно-коммунального хозяйства, принимающего заявки от населения. Он позволяет решать целый спектр задач. Во-первых, АДС позволяет вести электронный журнал заявок, избавляя диспетчера от необходимости фиксировать заявки на бумаге. Значительно упрощается процедура регистрации вновь поступивших заявок благодаря системе определения номера телефона и автоматической подстановке адреса абонента из базы данных АДС. С помощью АДС можно организовать работу централизованного диспетчерского пункта, осуществляющего оперативный мониторинг текущей ситуации в подведомственных организациях. Окно системы с перечнем заявок изображено на рисунке 1.

image003_0.png

Рисунок 1 – Раздел «Диспетчеризация».

Цветовая заливка строк выполняет информативную функцию: зелёным отмечены выполненные заявки, красным просроченные, белым – вновь принятые. Слева отображается дерево фильтров, внизу панель информации с данными о том, какой пользователь и когда создал конкретную запись, и кем и когда она была отредактирована. Новая заявка создаётся нажатием кнопки на панели инструментов. Карточка заявки изображена на рисунке 2.

image007.png

Рисунок 2- Карточка заявки.

Создав заявку, диспетчер заполняет тип заявки, участок (если их несколько), выбирает систему, по которой поступила заявка, заводит её описание. Описание можно выбрать из стандартного или ввести вручную. Далее указывается срок выполнения, приоритет, назначаются исполнители. После выполнения работ по заявке, диспетчер заводит её фактическое описание и устанавливает фактический срок. В карточке заявки мы можем отслеживать всю историю заявок с конкретного адреса, график исполнителя, наличие у собственника задолженности по квартплате и другие параметры. Если регистрируется заявка по личному имуществу собственника, то в ней указываются выполненные платные работы и их стоимость (рис. 3).

image009.png

Рисунок 3 – Работы в заявке.

Модуль АДС тесно взаимосвязан с другими модулями системы Atlan-CRM, в частности с модулем «Документооборот». Это даёт возможность сформировать заявку на обслуживание, зарегистрировав входящий документ, например письменное заявление гражданина. Благодаря интеграции с модулем «Складской учёт», можно контролировать расход материалов, потраченных при выполнении работ по заявке (рис. 4).

image011.png

Рисунок 4 – Материалы в заявке.

Модуль АДС позволяет диспетчеру формировать целый ряд различных отчётов. Например, тот же журнал заявок можно распечатывать в разрезе типов, статусов и участков. Пообъектный отчёт сформирует срез, содержащий данные о заявках, поступивших с конкретного адреса (вплоть до квартиры) с разбиением по системам. Автоматизирована печать талона-наряда, выдаваемого исполнителю при выезде к заказчику. Примеры отчётов приведены на рисунках ниже.

image013_1.png

Рисунок 5 – Пообъектный отчёт.

image015.png

Рисунок 6 – Журнал заявок.

image018.jpg

Рисунок 7 – Талон-наряд.

Модуль «Складской учёт» разработан для автоматизации работы сотрудников, отвечающих за движение материалов и складскую логистику. Модуль позволяет вести реестр номенклатуры материальных ценностей, регистрацию прихода и расхода материалов, контролировать наличие материалов на складе. Также «Складской учёт» позволяет вести список инвентаря, выданного сотрудникам для проведения работ. Как было сказано выше, «Складской учёт» интегрирован с модулем «АДС», поэтому расход материалов, занесённых в заявку, отразится и здесь. Модуль состоит из нескольких разделов и справочников:
• Раздел Списание материалов. В нем производится регистрация прихода и расхода материалов. Это основной раздел модуля (рис. 8).
• Раздел Инвентарь сотрудников. В нём ведётся учёт инвентаря, выданного сотрудникам для выполнения работ.
• Справочник Материалы для списания. Содержит весь перечень материалов, по которым может быть оформлен приход или расход (номенклатор).
• Справочник Материалы на складе позволяет отслеживать остатки на складе в разрезе организаций, по которым ведется учет.
• Справочник Материалы на сотрудниках.

image019.png

Рисунок 8. Вид раздела «Списание материалов»

Добавление новой записи производится аналогично модулю «АДС» нажатием на кнопку на панели инструментов. После этого открывается карточка документа на приход\списание (рис. 9).

image021.png

Рисунок 9. Карточка документа по приходу/расходу.

В карточке заполняются следующие поля:
- номер (можно оставить пустым для автонумерации);
- дата документа (при создании документа проставляется текущая дата, можно поменять по своему усмотрению);
- направление – приход или расход;
- организация – указывается организация, по которой ведется учет.

Если выбрано направление «Расход», то будут доступны следующие поля:

- тип списания – «Жил. фонд», «Личная карточка» (для выдачи инвентаря рабочим), «Пришёл в негодность», «На объект» (по умолчанию) ;
- мастер – на кого будет производиться списание;
- улица, дом, квартира – на какой объект будет расходоваться материал;
- заявка – заявка из диспетчерской службы;
При выбранном типе списания «Жил. фонд», «Личная карточка», «Пришёл в негодность» поля улица, дом, квартира, заявка недоступны.
Если выбрано направление «Приход», то будет доступна галочка «Возврат материалов», кликнув по которой мы делаем доступным поле «Сотрудник» и недоступным поле «Поставщик». Поле «Сотрудник» заполняется при возврате выданного рабочим инвентаря обратно на склад. При получении материалов от юридических лиц заполняется поле «Поставщик», в котором необходимо указать организацию-поставщика, от которой был получен материал. Поле не заполняется в случае, если в данном документе заносятся начальные остатки.
В нижней части окна карточки можно видеть список материалов, которые привязаны к данному документу.

«Складской учёт» позволяет кладовщику формировать целый ряд отчётов. Отчет «Требование-накладная» может быть распечатан по документу расхода из раздела «Списание материалов» (рис. 10). Из этого же раздела выводятся отчёты «Подомовой расход за период» (рис.11), «Акт на списание» (рис. 12) и «Движение материала» (рис. 13). Отчет «Акт на списание», в отличие от отчета «Подомовой расход за период» содержит в себе перечень материалов не по одному дому, а по всем домам выбранной организации либо списанных на жилфонд, по негодности или выданных сотрудникам. Отчет «Движение материала» представляет собой оборотную ведомость за период. Для каждого материала выводится остаток на начало, приход, расход и остаток на конец периода.

image035.png

.
Рисунок 10. Окно отчета «Требование-накладная».

image035.png

Рисунок 11. Отчет «Подомовой расход за период»